В фильме «Мне бы в небо» герой Джорджа Клуни, корпоративный юрист, находится в командировках в режиме нон-стоп. В кино его поездки выглядят беззаботно и даже романтично. Ни вопросов о том, как забронировать, согласовать и оплатить рейс и отель, ни отчетных документов.
Но в реальной жизни организация деловой поездки и для сотрудника, и для компании — то еще «удовольствие». Поскольку в процесс вовлечены многие структуры (от руководителя до бухгалтерии), то не всегда получается сработать четко, особенно если командировка срочная. Но появился сервис, который помогает избежать всех этих хлопот.
Что за сервис, он российский?
Сервис так и называется — «Командировки». Его запустила российская компания «Передовые Платежные Решения» (ППР), которая уже 20 лет работает в сфере логистики и грузоперевозок. Фактически она помогает бизнесу обслуживать автопарк.
Именно клиенты натолкнули создателей компании на мысль об онлайн-платформе, с помощью которой можно быстро организовать бизнес-поездку за несколько кликов. Сервис помогает искать авиабилеты, ж/д билеты, отели и трансферы и выбирать лучшие варианты.
Я и сам знаю, где найти билеты. В чем разница?
Сервис «Командировки» выступает агрегатором, то есть собирает всю нужную вам информацию в одном месте. При этом сервис предлагает зарегистрировать один кабинет на компанию, которым могут пользоваться все его сотрудники, но с разумными ограничениями.
Расширенный доступ по поездкам получают ключевые фигуры: руководитель, бухгалтерия, hr и т. д. А рядовые сотрудники заходят под своим логином и видят только свою часть кабинета и свои поездки. Такой единый кабинет удобен тем, что не нужно каждый раз собирать паспортные данные, достаточно один раз завести и сохранить их в профиле. А руководитель всегда может посмотреть общую картину трат по поездкам.
А можно задать общий бюджет поездки?
Да, в сервисе «Командировки» от ППР есть функция «тревел-политик». Она позволяет задать бюджет на поездки для каждого сотрудника. Поэтому если лимит брони будет выше, система не даст купить билеты без дополнительного согласования с руководством.
Что по согласованию поездки. С этим сервис помогает?
Конечно, ведь это основная «боль» во всей истории организации командировок. В сервисе согласование можно сделать буквально одним кликом. Причем можно настроить автоматическое согласование или пользоваться так называемым ручным режимом, то есть выбрать самостоятельно, с кем согласовать поездку и нужно ли вообще это делать.
В настройках можно назначить разные права для пользователей системы. Например, рядовые сотрудники могут искать и отправлять на согласование, бухгалтер и руководитель могут согласовывать бронирования, топ-менеджеры могут искать и выкупать брони без согласования. Кстати, в саму бронь по ходу можно вносить изменения.
Еще важно, что при выборе вариантов брони билета или номера в отеле пользователь видит конечную цену, каких-то скрытых комиссий сверху не будет. Сверху будет разве что кешбэк с каждой покупки, который будет падать на ваш счет в кабинете.
Звучит сложно…
На самом деле сервис работает очень просто. Давайте посмотрим, как это происходит. Итак, вы сотрудник компании и вам срочно нужно организовать для себя бизнес-поездку.
Шаг 1.
Заходите в личный кабинет. На выбор 4 кнопки: авиабилеты, ж/д билеты, отель и аэроэкспресс. Выбираете нужную.
Шаг 2.
Покупка билетов похожа на процесс в тревел-агрегаторе. Вводите нужные даты поездки и система вам предлагает разные варианты. Удобно, что вся информация выгружается списком тут же, без перехода на другие сайты или множественные всплывающие окна.
Выбираете подходящий вариант и отправляете в корзину.
Тут же система вам напомнит про билет на аэроэкспресс. Если билет нужен, его можно добавить одним кликом.
Шаг 3.
С выбором отеля история та же. Выбираете город, даты и смотрите нужные варианты. Выбираете отель и тип номера и также отправляете в корзину.
Шаг 4.
Теперь все, что лежит в корзине, можно одним кликом отправить на согласование ответственному за это сотруднику компании.
Шаг 5.
После согласования поездки можно выкупить билеты и отель. Деньги списываются со счета компании в личном кабинете. Поэтому оплатить поездку может и сам сотрудник, и тревел-менеджер или любой другой сотрудник, ответственный за организацию. После все брони приходят на почту и фиксируются внутри кабинета компании.
А что с отчетностью?
Это, пожалуй, самая приятная часть — отчетные документы о поездках. Они формируются и выгружаются в 1С раз в месяц. Теперь не нужно собирать бумажки и чеки, стоять в очередь в бухгалтерию, чтобы все это сдать.
Если с бронью что-то не так, что делать?
Если во время бронирования что-то пошло не так, у «Командировок» от ППР есть круглосуточная техподдержка. Travel-помощнику можно задать вопрос и сразу получить ответ.
Ок, последний вопрос. Это бесплатно?
Да, абонентской или какой-либо иной платы сервис не берет.
Партнерский материал
Нам нужна ваша помощь! It’s My City работает благодаря донатам читателей. Оформить регулярное или разовое пожертвование можно через сервис Friendly по этой ссылке. Это законно и безопасно.